Ako sa dá zorganizovať festival kávy (+fotogaléria)

Prvý Coffeefest je za nami, čakáme kým sa usadí prach a spoločne s návštevníkmi zhodnotíme všetko dobré aj zlé.

Možno vás na začiatok sklamem, ale táto reportáž nebude o samotnom festivale. V prvom rade, nemôžem písať o akcii, ktorú som pomáhal organizovať. V druhom rade, kvôli rôznym povinnostiam som nestihol väčšinu programu a kávu som vypil počas celého festivalu len jednu jedinú. Vážne.

Bez myšlienky to nepôjde

Najprv o tom, ako to vlastne celé začalo. Nápad urobiť festival kávy nosilo v hlave viacero ľudí. Sem tam ho aj niekto vyslovil nahlas. Ako to už býva, takéto veci sa nakoniec stanú asi len keď sa zarovnajú nejaké galaktické útvary. V tomto prípade Michal Molčan a Peter Handzuš mysleli v rovnakom čase na to isté a spomenuli to nahlas. Následne vyvstala otázka, prečo organizovať dva samostatné festivaly, keď sa dajú spojiť sily. Odtiaľ sa guľa začala nabaľovať o ďalších členov, Roberta Nagya, Mareka Lörincza, Petra Bakaya a na konci som priskočil aj ja.

Začalo sa to v prvom rade myšlienkou. Nechceli sme veľké značky, kapsle a kopu PR. Len dobrú kávu a dostať k ľudom čo najviac informácii. Od toho sa následne začal odvíjať výber miesta a detailov. Bez patričného rozpočtu sa miesto nehľadá ľahko. Nakoniec sa podarilo dohodnúť s hotelom Sheraton, ktorý sa tak stal prakticky najväčším sponzorom akcie. Je v centre a mal dostatok zázemia, ktoré vedel ponúknuť nám organizátorom.

Až s potvrdeným miestom, dátumom a základnou myšlienkou sme mohli začať oslovovať hostí a firmy. Zoznam sme mali pripravený vopred, napriek tomu z neho vypadlo pomerne veľa mien. Viem to pochopiť, išlo o novú akciu, kde sa nedal ukázať predošlý ročník. Akciu sme plánovali s minimálnym rozpočtom a primárne sme nechceli peniaze. Skôr konkrétnu kávu a chuť prispieť ku kávovej osvete. Ďakujeme za každé euro aj pomoc, ktoré sme dostali.

Najťažšie bolo urobiť program

Postupne sa nám začali črtať mená hostí aj program. Ten sa nakoniec ukázal ako najproblematickejší. V prvom rade sme ho dostali do konečnej podoby iba týždeň pred festivalom. A pár hodín potom, ako sme ho poslali do tlače, nám z neho začali vypadávať mená. Museli sme sa vynájsť, a tak vznikol nápad urobiť jednu z prednášok cez videokonferenciu. Praktickejšie, ako sem ťahať človeka z Kalifornie. Ďalšiu prednášku som zaskočil ja, bola o vzťahu vody a kávy. Posledná prednáška o kávovom biznise vypadla úplne a mrzí nás to.

Záujem o prednášky nás prekvapil asi najviac. Naozaj sme to nečakali, tešíme sa z toho a nabudúce určite pridáme.

Ako sme (ne)robili reklamu

Reklama na festival je na samostatný článok. Prakticky všetko prebiehalo na internete a cez sociálne siete. Niektoré tlačené materiály boli ČB a robené na domácej tlačiarni. Priznám sa, takýto lowcost som v živote nerobil (mal som na starosti návrhy materiálov aj web). Výsledok vraj slabej propagácie a de facto ťažkej ignorácie tradičných médii bola preplnená akcia. Ale dobre, sami sme ju plánovali ako komornú. Mysleli sme, že to bude možno príliš odborné, príliš alternatívne.

Neviem, či ste si to všimli, ale reklamu sme nerobili ani v hlavnej sále festivalu. Nenašli ste tam žiadne transparenty ani komerčné logá.

Trochu čísel. Festival sme plánovali pre 700 účastníkov. Z toho 100 lístkov odišlo pre zúčastnených hostí aj do rôznych súťaží. Zvyšných 600 sa ocitlo v predpredaji a predaji. Reálne bolo na festivale okolo 800 ľudí. Dosah cez sociálne siete bol takmer 27.000 ľudí.

Čo sa dalo spraviť lepšie

Na začiatku sme debatovali, ako navrhnúť vstupenky. Či ísť zažitou cestou festivalových kupónov alebo to vyriešiť jednou vstupenkou a mať v nej pokryté všetko potrebné. Skúsili sme druhú možnosť, v kombinácii s extra stánkami, ktoré neboli zarátané vo vstupnom a museli sa priplácať.

Lepšie sme mohli zvládnuť informovanie. Možno chýbalo lepšie rozvrhnutie, čo je v cene lístka a čo mimo. Orientácia v priestore festivalu bola na kartičkách, ale mohla byť aj na tabuliach. Na druhej strane, stále sme sledovali náš Twitter účet a čítali pripomienky v reálnom čase od návštevníkov. Aj vďaka tomu sa podarilo niekoľko problémov vyriešiť operatívne a v najkratšom možnom čase.

Prakticky hneď po festivale sme začali zbierať ohlasy aj spätnú väzbu. Na našej Facebook stránke máme na to špeciálny formulár, kam sa dajú napísať konkrétne pripomienky. Rovnako stále fungujú komentáre na oficiálnej stránke festivalu. Zatiaľ najviac kritiky bolo na nefungujúcu klimatizáciu a nemožnosť kúpiť si jednotlivé ochutnané kávy. Budeme uvažovať nad tým, ako v ďalšom ročníku uskutočníme rozumný predaj a či nedáme viac priestoru prednáškam a interaktívnym školeniam, napríklad v latte art. Možností je viac, len ich bude treba dobre namiešať.

Lepšie sa mohla prezentovať aj Slovenská asociácia kávy. Na moment ma zamrzelo, že festival odignorovala časť slovenskej kávovej scény. Ale fakt len na veľmi malý moment. X rokov som od kávičkárov počúval, ako treba konečne niečo zorganizovať. Nakoniec to prakticky spravili jedno mladé ucho a jeden vinár v rokoch.

Bude ďalší ročník?

Rozhodne áno. Chcem pozdraviť všetkých, ktorých som konečne stretol naživo, mimo internetu. A ospravedlniť sa tým, na ktorých som nemal viac času. Za seba chcem  poďakovať aj Janovi Šifrovi, za jeho inšpirácie k skúšaniu nových vecí aj tipom, ako robiť prednášky.

Fotogaléria